Migliori Piattaforme UCaaS

UCaaS è un tipo di software come servizio (SaaS) che fornisce più canali di comunicazione in un'unica piattaforma. Le piattaforme UCaaS offrono canali di comunicazione robusti e funzionalità mirate a promuovere l'efficienza e la produttività nelle comunicazioni interne ed esterne. Le piattaforme UCaaS includono funzionalità come la messaggistica istantanea, VoIP, softphone (software per effettuare chiamate telefoniche online), CRM, SMS e videoconferenze con molti altri strumenti di collaborazione selezionati come condivisione dello schermo, lavagna collaborativa e condivisione di file. Gli strumenti UCaaS sono anche noti perché le funzionalità fornite dalla piattaforma sono disponibili su più dispositivi. Gli utenti possono facilmente accedere agli strumenti di comunicazione forniti da desktop, laptop, dispositivi mobili e hardware proprietario se un servizio lo fornisce.

Le aziende hanno sfruttato i sistemi di comunicazione unificata (UC) per un po' di tempo, ma le soluzioni più vecchie richiedono un'ampia configurazione hardware e manutenzione. Il supporto IT richiesto per mantenere queste soluzioni on-premises era costoso e impegnativo in termini di manodopera. UCaaS porta i sistemi di comunicazione unificata nel futuro offrendo tutta la funzionalità che gli acquirenti cercano in un servizio comodamente ospitato nel cloud. Il modello pay-as-you-go che accompagna una soluzione basata sul cloud ha ridotto i costi per le comunicazioni unificate, rendendole più ampiamente disponibili per le aziende non di grandi dimensioni.

Cosa significa UCaaS?

UCaaS sta per comunicazioni unificate come servizio.

Quali tipi di piattaforme UCaaS esistono?

Ci sono due principali distinzioni che gli acquirenti possono fare quando cercano prodotti UCaaS: uso interno contro uso esterno e personalizzazione. Mentre alcuni sistemi UCaaS possono essere utilizzati per comunicazioni sia interne che esterne, molti sono specifici per casi d'uso interni o esterni. Inoltre, la personalizzazione è determinata se l'UCaaS in questione è un sistema su misura, single-tenant (una piattaforma per utente) o un sistema multi-tenant pronto all'uso (una piattaforma condivisa da più utenti).

Uso interno: I prodotti UCaaS che supportano le comunicazioni interne forniscono strumenti di collaborazione per il team, come lavagna collaborativa e messaggistica istantanea, oltre alle funzionalità VoIP e di videoconferenza che gli acquirenti si aspettano. I prodotti UCaaS orientati all'interno forniscono integrazioni con soluzioni di gestione dei contenuti per facilitare le esigenze di condivisione e archiviazione dei file. Molte soluzioni UCaaS sono disponibili tramite applicazioni mobili, rendendole un'opzione conveniente per i team.

Uso esterno: UCaaS per uso esterno serve come spina dorsale per l'infrastruttura del call center. I rappresentanti del call center avranno più canali di comunicazione da sfruttare quando interagiscono con i clienti, e i sistemi UCaaS conformi a questo caso d'uso forniranno integrazioni con software di help desk per assistere con la gestione dei ticket e l'ottenimento di informazioni sui clienti.

Sistemi single-tenant: Un sistema single-tenant è costruito per un cliente specifico da un fornitore di servizi UCaaS. Le aziende possono scegliere le funzionalità e le integrazioni di cui hanno bisogno dal loro UCaaS, assicurandosi di pagare solo per le funzionalità di cui hanno bisogno. I sistemi single-tenant sono un'ottima opzione per le aziende con esigenze specifiche, come particolari API o offerte meno estese per una piccola impresa. I sistemi single-tenant possono potenzialmente essere molto costosi. Un fornitore UCaaS può addebitare un costo extra per sviluppare uno strumento con tutte le funzionalità che un'azienda desidera. Se un'azienda desidera un prodotto personalizzato a livello aziendale, può aspettarsi un prezzo che rifletta tale funzionalità di conseguenza.

Sistemi multi-tenant: I sistemi multi-tenant sono prodotti UCaaS generalizzati, pronti all'uso, destinati all'uso da parte di più organizzazioni. Queste offerte vengono fornite così come sono e hanno opzioni di personalizzazione relativamente minori per le aziende. Le aziende che cercano un sistema UCaaS che possono semplicemente implementare e mantenere possono risparmiare denaro scegliendo un sistema multi-tenant se non richiedono integrazioni o API specifiche. 

Un prodotto UCaaS è un pacchetto di canali di comunicazione caricato in un'unica offerta, quindi le caratteristiche di un tipico prodotto UCaaS spesso sembrano un elenco di soluzioni puntuali. I prodotti UCaaS possono variare nei canali che forniscono e negli altri strumenti di collaborazione che offrono. Di seguito sono elencate molte delle caratteristiche popolari offerte dalle soluzioni UCaaS, ma questo elenco non è affatto esaustivo.

Messaggistica istantanea: Una delle caratteristiche di base di un UCaaS è la messaggistica istantanea 1:1 e di gruppo. Gli utenti possono messaggiarsi direttamente o inviare messaggi a un gruppo, promuovendo la comunicazione e la collaborazione aziendale in tempo reale.

Conferenze VoIP: Le conferenze audio nei prodotti UCaaS sono fornite tramite protocollo VoIP (voice over internet protocol). Gli utenti possono accedere a sistemi telefonici basati su VoIP o conferenze audio su altri dispositivi.

Videoconferenze: Un'altra caratteristica stabile di UCaaS è la conferenza basata su video. La componente audio del feed video è ospitata tramite telefonia VoIP. Le videoconferenze spesso includono una funzione di registrazione delle chiamate, consentendo agli utenti di salvare e condividere il video con altri.

Condivisione dello schermo: Qualsiasi UCaaS che fornisce videoconferenze fornirà anche la condivisione dello schermo. Gli utenti possono facilmente condividere un feed live del loro schermo o di un programma specifico, rendendolo una grande caratteristica per un'esperienza utente collaborativa.

Condivisione di file: Gli utenti possono condividere file utilizzando una piattaforma UCaaS. Alcuni prodotti UCaaS semplificheranno la condivisione di documenti e contenuti integrandosi direttamente con i sistemi di gestione dei contenuti.

Lavagna: I prodotti UCaaS che enfatizzano fortemente la collaborazione interna spesso forniscono nativamente un software di lavagna collaborativa all'interno della piattaforma. I team possono utilizzare la lavagna durante le riunioni in presenza o le conferenze web, il che può aiutare a semplificare i flussi di lavoro.

Instradamento delle chiamate: Un assistente automatico instrada automaticamente le chiamate all'interno di un'azienda. Questo tipo di automazione del flusso di lavoro è particolarmente utile per le aziende che richiedono un ampio sistema telefonico PBX.

Voicemail to email: Uno dei vantaggi di UCaaS è la natura unificata dei canali di comunicazione forniti dalla piattaforma. Gli utenti possono ricevere messaggi vocali via email poiché le chiamate telefoniche sono ospitate su VoIP.

Trascrizione dei messaggi vocali: Alcune soluzioni UCaaS possono trascrivere i messaggi vocali in messaggi di testo che sono più facili da archiviare e tenere traccia rispetto ai file audio.

Altre caratteristiche delle piattaforme UCaaS: Opzione CCaaS, Trascrizioni delle conferenze, Flessibilità di locazione

Le aziende spesso trovano soluzioni puntuali per ciascuno dei canali di comunicazione che vogliono coprire. Ciò significa un prodotto per i servizi telefonici VoIP, un altro per la messaggistica aziendale e un altro ancora per le videoconferenze. Questo non include tutti gli altri strumenti di produttività e collaborazione che i team utilizzano in combinazione con questi canali. Una soluzione UCaaS raggruppa tutti questi canali di comunicazione e strumenti di produttività in un'unica offerta, che fornisce molteplici vantaggi.

Risparmi: Quando un'azienda copre tutti i suoi canali di comunicazione con soluzioni puntuali, i costi delle licenze e dei pagamenti mensili si sommano, specialmente per le piccole e medie imprese. Una soluzione UCaaS può raggruppare tutti i canali di comunicazione, interni ed esterni, in un'unica piattaforma per un'azienda da pagare. Sebbene il prezzo iniziale di un prodotto UCaaS possa potenzialmente essere elevato, il costo potrebbe essere lo stesso o superiore quando si paga per diverse soluzioni disparate nel corso di mesi o anni. Inoltre, i clienti UCaaS possono scegliere un'opzione che consente loro di pagare solo per i canali e le funzionalità che desiderano o una soluzione pronta all'uso ridotta per risparmiare denaro.

Maggiore efficienza: Un problema con il software di comunicazione a soluzione puntuale è che non c'è garanzia che si integreranno. Una conversazione che avviene tramite messaggistica istantanea potrebbe diventare una che è meglio su un feed video. Se un team ha solo soluzioni puntuali tra cui scegliere, dovrà passare a un'altra applicazione per continuare, il che potrebbe o meno essere una transizione facile. Ancora peggio, la conversazione potrebbe essere rimandata del tutto. Questo è particolarmente necessario per i rappresentanti delle vendite o dell'help desk che parlano con clienti o clienti in un canale che devono continuare in un altro. Quando i team utilizzano UCaaS, possono passare tra diversi strumenti di comunicazione senza lasciare l'applicazione stessa, semplificando le conversazioni e garantendo agli utenti l'accesso al canale di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Potenziale di collaborazione migliorato: Mentre le aziende hanno l'opzione di utilizzare soluzioni puntuali per la comunicazione e la collaborazione, quelle soluzioni potrebbero non integrarsi. Se non lo fanno, può essere problematico se gli utenti devono utilizzare più soluzioni durante una chiamata in conferenza o una sessione di collaborazione. Ad esempio, un team remoto può trarre grande beneficio da una piattaforma UCaaS poiché consente agli utenti di tenere una chiamata in videoconferenza mentre contemporaneamente utilizzano la lavagna o condividono contenuti in tempo reale. La possibilità di utilizzare strumenti di collaborazione e soluzioni di conferenza allo stesso tempo rafforza sessioni di brainstorming fruttuose e conversazioni significative.